Kostenlose Interessentenliste: Excel-Vorlage zum Anpassen

Sie möchten Ihre Kontakte organisieren, ohne Ihr Budget mit einer weiteren Software zu belasten? Für den Einstieg reicht oft eine Tabelle – vorausgesetzt, Sie wählen einige sinnvolle Felder aus und halten die Informationen aktuell. Wenn Sie zusätzlich die Kontaktdaten Ihrer Interessenten vervollständigen möchten, hilft Ihnen unser Vergleich von Tools zur Lead-Anreicherung dabei, die wichtigsten Auswahlkriterien zu erkennen.

Eine kostenlose Interessentenliste kann zwei unterschiedliche Dinge bezeichnen: eine leere Vorlage zum Ausfüllen oder eine fertige Liste mit Unternehmen und Kontakten. Die Vorlage strukturiert Ihre Nachverfolgung; bei einer fertigen Liste müssen Sie prüfen, welche Daten vorliegen, woher sie stammen und wie gut sie zu Ihrer Zielgruppe passen. Die richtige Wahl hängt also davon ab, was Ihnen fehlt: eine Struktur, potenzielle Kunden oder beides.

Leere Vorlage oder Kontaktliste: Was suchen Sie?

Sie haben bereits Kontakte aus Vertriebsgesprächen, Veranstaltungen oder eingehenden Anfragen? Mit einer leeren Vorlage können Sie diese strukturieren, ohne für den Download zu bezahlen. Unternehmen für Ihre Akquise oder Kontaktdaten liefert sie allerdings nicht: Diese Informationen müssen Sie selbst recherchieren und eintragen.

Eine vorausgefüllte Liste bietet dagegen eine erste Grundlage. Wie nützlich sie ist, hängt jedoch von ihrem Inhalt ab. Eine Unternehmensliste kann allgemeine Angaben enthalten, ohne die Ansprechpartner oder Kontaktmöglichkeiten zu liefern, die Sie für Ihre Akquise benötigen. Prüfen Sie vor der Nutzung die verfügbaren Felder, das Datum der letzten Aktualisierung, sofern angegeben, und die Nutzungsbedingungen.

Wo finden Sie eine kostenlose Vorlage für Ihre Interessentenliste?

Wenn Sie vor allem eine anpassbare Struktur suchen, finden Sie auf einer Seite von Axiz e-business eine Vorlage für eine Akquiseliste, die online einsehbar ist und im Excel-Format angeboten wird. Lesen Sie die Hinweise auf der Seite, bevor Sie das Dokument bearbeiten oder teilen. Passen Sie anschließend die Spalten an Ihr Geschäft an, statt Felder beizubehalten, die Sie nicht benötigen.

Wenn Sie eine Liste französischer Unternehmen zusammenstellen möchten, statt eine leere Vorlage herunterzuladen, können öffentliche Daten Informationen über Organisationen liefern. France Num stellt offene Daten von Einrichtungen wie INSEE und INPI als Ressource vor, mit der sich vorhandene Daten ergänzen lassen. Diese Unternehmensinformationen ergeben jedoch nicht automatisch eine Liste mit Entscheidungsträgern oder geschäftlichen E-Mail-Adressen.

Prüfen Sie vor der Auswahl einer Vorlage auch das Format, die Bearbeitungsmöglichkeiten und etwaige Zugangsbedingungen. Eine Excel- oder CSV-Datei lässt sich in einem kompatiblen Tabellenprogramm öffnen. Menüs, Filter und Formeln müssen nach dem Import jedoch möglicherweise angepasst werden. Testen Sie zunächst einige Zeilen, bevor Sie Ihren gesamten Datenbestand übertragen.

Welche Spalten brauchen Sie für die Nachverfolgung Ihrer Interessenten?

Eine gute Liste hilft Ihnen, den nächsten Schritt festzulegen – nicht nur Namen zu speichern. Beginnen Sie mit den Angaben, die das Unternehmen und den Kontakt eindeutig zuordnen lassen. Ergänzen Sie dann so viel Kontext wie nötig, um Ihre Ansprache zu personalisieren und die nächsten Schritte zu planen.

• Unternehmen: Name, Branche, Website und geografische Region, je nach Ihren Zielgruppenkriterien.
• Ansprechpartner: Name, Position und verfügbare geschäftliche Kontaktdaten.
• Qualifizierung: Kriterium, das erklärt, warum das Unternehmen zu Ihrer Zielgruppe passt, etwa seine Tätigkeit oder Größe.
• Kontaktquelle: Veranstaltung, eingehende Anfrage, Empfehlung oder eine andere, näher anzugebende Quelle.
• Vertriebliche Nachverfolgung: Status, Datum des letzten Austauschs, relevante Zusammenfassung und nächste Aktion mit Fälligkeit.

Damit die Tabelle übersichtlich bleibt, verwenden Sie einheitliche Statuswerte, beispielsweise „zu kontaktieren“, „kontaktiert“, „nachfassen“, „Termin vereinbart“ und „abgeschlossen“. Eine Prioritätsspalte kann sinnvoll sein, wenn sie auf klar definierten Kriterien beruht. Ohne gemeinsame Regeln spiegelt sie womöglich bei jedem Nutzer eine andere Einschätzung wider.

Wenn Sie mehrere Gespräche mit derselben Person dokumentieren, bietet sich ein separates Tabellenblatt als Verlauf an: mit Datum, Kanal, Ergebnis und nächstem Schritt. Verknüpfen Sie jede Zeile über eine feste Kennung mit dem jeweiligen Unternehmen oder Kontakt. So müssen Sie nicht den gesamten Verlauf in einer einzigen Kommentarzelle unterbringen.

Wie passen Sie die Liste an und halten sie aktuell?

Stellen Sie sich einen Vertriebsmitarbeiter vor, der eine lange Liste importiert, aber keinen Termin zum Nachfassen einträgt: Er hat viele Namen, weiß jedoch nicht, was als Nächstes zu tun ist. Um das zu vermeiden, passen Sie die Datei an Ihre Zielgruppe an und machen Sie die Aktualisierung zum festen Bestandteil jedes Kontakts.

1. Zielgruppe festlegen: Definieren Sie, welche Arten von Organisationen und Kontakten Sie erfassen möchten, bevor Sie neue Zeilen hinzufügen.
2. Qualifizieren: Halten Sie die für diese Zielgruppe relevanten Informationen fest und unterscheiden Sie dabei zwischen überprüften Fakten und Gesprächsnotizen.
3. Planen: Aktualisieren Sie nach jeder Interaktion den Status und tragen Sie die nächste Aktion mit einem Datum ein.

Vermeiden Sie Dubletten, indem Sie vor jedem neuen Eintrag nach dem Kontakt oder Unternehmen suchen. Dropdown-Listen für Statuswerte, ein einheitliches Datumsformat und einfache Filter erleichtern die Arbeit. Wenn mehrere Personen die Datei bearbeiten, legen Sie fest, wer welche Informationen aktualisiert, und vereinbaren Sie einen zentralen Speicherort, damit keine abweichenden Kopien entstehen.

Wenn Ihre Hauptaufgabe darin besteht, relevante Kontakte zu finden, statt sie nachzuverfolgen, nimmt Ihnen die Tabelle allein die Recherche nicht ab. Wir erklären die Schritte beim Lead-Sourcing und der Datenanreicherung sowie die Kriterien, mit denen Sie qualifizierte Leads finden, bevor Sie diese in Ihre Nachverfolgung aufnehmen.

Welche Grenzen und Vorsichtsmaßnahmen sollten Sie berücksichtigen?

Solange eine einzelne Person eine überschaubare Liste betreut, kann eine Tabelle gut funktionieren. Mit mehr Kontakten oder mehreren Nutzern wird es schwieriger, Dubletten zu verwalten, Änderungen nachzuvollziehen, das Nachfassen abzustimmen und Daten aktuell zu halten. Wenn diese Aufgaben mehr Zeit beanspruchen als die eigentliche Vertriebsarbeit, prüfen Sie, ob eine stärker strukturierte Arbeitsweise besser zu Ihren Anforderungen passt.

Eine Datei mit Angaben zu Personen bedeutet auch eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Für Frankreich erläutert Service Public Entreprendre die Grundsätze der DSGVO, darunter die Festlegung eines Zwecks, die Erhebung relevanter Daten, die Bestimmung einer Aufbewahrungsdauer und geeignete Sicherheitsmaßnahmen. Für die Praxis heißt das: Erfassen Sie keine Angaben, die Sie für Ihr Vorhaben nicht benötigen, beschränken Sie den Dateizugriff auf die zuständigen Personen und legen Sie fest, wie Sie Anfragen zur Aktualisierung oder Löschung bearbeiten.

Auch bei einer kostenlosen Tabelle müssen Sie sich also mit der Herkunft der Daten und ihrer Verwendung befassen. Die geltenden Vorgaben können vom Akquisekanal und der jeweiligen Situation abhängen. Prüfen Sie die einschlägigen Regeln, bevor Sie eine Liste verwenden – insbesondere, wenn sie persönliche Kontaktdaten enthält.