Für die Verwaltung einiger weniger Kontakte reicht oft eine Tabelle. Wächst die Zahl potenzieller Kunden, können sich Informationen, Gespräche und Follow-ups schnell auf verschiedene Systeme verteilen. Eine Software für das Akquisemanagement strukturiert diese Schritte und verschafft dem Team einen gemeinsamen Überblick. Für Unternehmen, die zunächst die Suche nach neuen Zielkunden organisieren möchten, behandelt unser Artikel über Software zur Neukundengewinnung auch die passende Tool-Auswahl für diesen Anwendungsfall.
Die erste Frage lautet nicht, welche Software die meisten Funktionen bietet, sondern welche Aufgaben das Team besser bewältigen muss. Manche Lösungen helfen bei der Kontaktsuche, andere beim Vorbereiten von Nachrichtensequenzen oder beim Nachverfolgen von Verkaufschancen. Wer diese Aufgaben klar unterscheidet, findet leichter ein Tool, das zum bestehenden Prozess passt – ohne für ungenutzte Funktionen zu bezahlen oder Daten mehrfach erfassen zu müssen.
Was leistet eine Software für das Akquisemanagement?
Stellen Sie sich ein Team vor, das einen Kontakt in einem Tool findet, dessen Profil in einem anderen anreichert, per E-Mail kommuniziert und das Ergebnis in einer Tabelle festhält. Eine Akquisesoftware bündelt alle oder einen Teil dieser Aufgaben: Zielkundenauswahl, Qualifizierung, Vorbereitung der Kontaktaufnahme, Follow-ups und Nachverfolgung von Antworten. Je nach Schwerpunkt kann sie auch Kontaktdaten und Gesprächsverläufe zentral zusammenführen.
Ein solches Tool ist weder mit einer Datenbank zu verwechseln, die vor allem der Identifizierung von Unternehmen oder Kontakten dient, noch mit einem allgemeinen CRM, das häufig mehr Phasen der Kundenbeziehung abdeckt. Die Grenzen unterscheiden sich je nach Lösung: Eine Plattform kann Recherche und Kampagnen vereinen, während sich eine andere auf die Pipeline-Verwaltung konzentriert.
Entscheidend ist, dass Informationen durchgängig verfügbar bleiben. Antwortet ein potenzieller Kunde, müssen sein bisheriger Verlauf und der nächste Handlungsschritt für die Person zugänglich sein, die den Kontakt übernimmt. Wie Sie die Kontaktverwaltung strukturieren, erläutert unser weiterführender Artikel über Lead-Management-Software.
Welche Schritte muss das Tool tatsächlich abdecken?
Eine B2B-Kampagne kann mit der Definition des gesuchten Unternehmensprofils beginnen. Darauf folgen die Identifizierung der Ansprechpartner, die Prüfung ihrer Kontaktdaten und die Kontaktaufnahme. Die Software sollte diese Schritte transparent machen, auch wenn sie auf mehrere Tools verteilt sind.
- Zielkundenauswahl: Filter nach Branche, Unternehmensgröße, Position oder geografischer Region.
- Kontaktqualifizierung: Relevante Informationen, mit denen Sie prüfen können, ob ein Unternehmen oder eine Person zu Ihrer Zielgruppe passt.
- Datenanreicherung: Ergänzung verfügbarer geschäftlicher Kontaktdaten mit Angaben zu ihrer Zuverlässigkeit.
- Kontaktaufnahme: Vorbereitung oder Versand von Nachrichten über die Kanäle, die das Team tatsächlich nutzt.
- Nachverfolgung der Kommunikation: Verlauf, Status des potenziellen Kunden und nächster Handlungsschritt, einsehbar für alle Beteiligten.
Prüfen Sie jeden Schritt anhand eines konkreten Falls. Nehmen Sie beispielsweise eine Liste mit zwanzig Zielunternehmen und ermitteln Sie, wie viele Arbeitsschritte nötig sind, um Entscheider zu finden, eine Ansprache vorzubereiten, eine Antwort zu dokumentieren und ein Follow-up zu planen. So zeigt sich schnell, ob fehlende Daten, die Nachverfolgung oder der Wechsel zwischen verschiedenen Tools das eigentliche Problem sind.
Die Datenqualität verdient eine gesonderte Prüfung: Eine falsche Adresse oder Informationen, die ohne die nötige Sorgfalt weiterverwendet werden, können Ihre Akquise beeinträchtigen. Die CNIL erläutert die geltenden Regeln für die Kundenakquise, insbesondere bei der Weiterverwendung öffentlich im Internet zugänglicher Daten.
Spezialisierte Tools oder integrierte Lösung: Welcher Ansatz passt?
Ein kleines Team bevorzugt möglicherweise eine einzige Arbeitsumgebung, in der Akquisedaten und Kommunikation zusammenbleiben. Ein Unternehmen mit einem etablierten CRM ergänzt dieses eher um ein spezialisiertes Tool für die Kontaktsuche oder die Verwaltung von Sequenzen. Beide Ansätze passen zu unterschiedlichen Organisationsformen – keiner ist grundsätzlich die bessere Wahl.
Mit einem Stack spezialisierter Tools lässt sich für jeden Bedarf eine eigene Lösung auswählen: Kontaktsuche, Datenanreicherung, Ansprache oder Nachverfolgung. Dafür müssen Datenübertragung, Dubletten, Verläufe und die Gesamtkosten der Abonnements geprüft werden. Eine integrierte Lösung kann solche Brüche reduzieren. Dennoch sollten Sie sicherstellen, dass ihre Funktionen zum Prozess und zu den Akquisekanälen Ihres Teams passen.
Unser Ansatz eignet sich, wenn Ihr Team mehrere Schritte der Outbound-Akquise in einem Workflow bündeln möchte. Unser Agent analysiert die Informationen zu Ihrem Angebot, recherchiert potenzielle Kunden und reichert deren Daten an, bereitet Nachrichten sowie Follow-ups vor und stellt die Aktionen anschließend in einer Inbox bereit, die LinkedIn, E-Mail und Telefon vereint. Vorbereitete Aktionen werden vor der Ausführung zur Freigabe vorgelegt. Wenn Sie weitere Kategorien vergleichen und eine Kombination von Tools zusammenstellen möchten, lesen Sie auch unseren Überblick über Akquise-Tools.
Wie wählen Sie ein passendes Tool für Ihr Team aus?
Notieren Sie vor dem Angebotsvergleich die drei Engpässe, die Ihr Team am stärksten ausbremsen. Liegt die größte Herausforderung darin, die richtigen Unternehmen zu finden, sollten Zielkundenauswahl und Daten im Vordergrund stehen. Antworten die Kontakte, aber Follow-ups werden vergessen, prüfen Sie eher den gemeinsamen Verlauf, Erinnerungen und die Verwaltung der nächsten Schritte.
- Passung zur Zielgruppe: Prüfen Sie anhand einer realen Stichprobe, wie gut Ihre Branchen, Positionen und geografischen Märkte abgedeckt sind.
- Verfügbare Kanäle: Wählen Sie die Kanäle, die zu Ihrer Arbeitsweise passen, ohne für unnötige kanalübergreifende Steuerung zu bezahlen.
- Menschliche Kontrolle: Klären Sie, welche Aktionen vorbereitet, welche automatisiert und welche erst nach Freigabe ausgeführt werden.
- Akzeptanz im Team: Testen Sie die Einrichtung, die Einarbeitung und wie einfach sich eine Antwort oder ein nächster Schritt dokumentieren lässt.
- Kosten und Flexibilität: Vergleichen Sie Gebühren pro Nutzer, Credits, Zusatzoptionen, Volumenlimits und Kündigungsbedingungen.
Testen Sie die Lösung mit einer repräsentativen Kampagne und legen Sie vorab fest, was Sie beobachten möchten: Rechercheaufwand, Anteil vervollständigter Datensätze, Regelmäßigkeit der Follow-ups und Auffindbarkeit des Verlaufs. Es geht darum, die Eignung für Ihren Arbeitsalltag zu prüfen – nicht darum, sich von einer langen Funktionsliste überzeugen zu lassen.
Wie bewerten Sie die tatsächlichen Kosten und den Einführungsaufwand?
Der angegebene Preis spiegelt nicht immer die tatsächlichen Nutzungskosten wider. Rechnen Sie Lizenzen, Zusatzoptionen, Credits für die Datenanreicherung, ergänzende Tools und den Zeitaufwand für die Pflege der Integrationen zusammen. Ein Bericht von Dun & Bradstreet über B2B-Daten befasst sich unter anderem mit dem Aufwand für die Verwaltung von Vertriebsdaten – ein hilfreicher Hinweis, auch die operative Arbeit in die Kostenbewertung einzubeziehen.
Um Abrechnungsmodelle zu vergleichen, schätzen Sie Ihr übliches monatliches Volumen und rechnen Sie zusätzlich ein Szenario mit geringerer Nutzung durch. Ein Abonnement pro Nutzer kann bei stabiler Teamgröße gut kalkulierbar sein. Eine nutzungsbasierte Abrechnung passt möglicherweise besser zu schwankender Aktivität, sofern der Verbrauch je Aktion und die Kosten der Datenanreicherung klar sind.
Bei uns werden im kostenlosen Test nach der Kontoeinrichtung und der Freigabe einer ersten Kampagne 500 Credits freigeschaltet – ohne Kreditkarte. Im Oktober 2026 kosten 1.000 Credits 80 € zzgl. MwSt.; das Volumen lässt sich jederzeit ohne Vertragsbindung anpassen oder kündigen. Der Verbrauch hängt von der Aktion ab: Ein LinkedIn-Profil kostet 1 Credit, ein E-Mail-Datensatz mit angereicherter und verifizierter Adresse 3 Credits und ein Telefon-Datensatz mit angereicherter Rufnummer 9 Credits. Fehlgeschlagene Datenanreicherungen werden nicht berechnet.
Worauf sollten Sie bei Daten und Nachrichten achten?
Ein Tool macht eine Kampagne nicht automatisch rechtskonform. Prüfen Sie die Quellen der Kontaktdaten, die Information der betroffenen Personen, den Umgang mit Widersprüchen, die Aufbewahrungsregeln und die Zugriffsrechte der Teammitglieder. Fragen Sie außerdem nach dem Hosting-Standort der Daten und den geltenden Sicherheitsmaßnahmen – insbesondere dann, wenn mehrere Tools dieselben Datensätze nutzen.
Für die elektronische B2B-Akquise in Frankreich weist die CNIL darauf hin, dass die Ansprache mit der beruflichen Tätigkeit der Person zusammenhängen muss. Zudem muss die Person informiert werden und der Nutzung ihrer Kontaktdaten einfach widersprechen können. Die geltenden Regeln unterscheiden sich je nach Kanal und Zielgruppe. Insbesondere ist seit dem 11. August 2026 für Telefonwerbung gegenüber Verbrauchern deren vorherige Einwilligung erforderlich, sofern keine vorgesehene Ausnahme für einen laufenden Vertrag greift. Lesen Sie die Regeln der CNIL zur Telefonwerbung und prüfen Sie die rechtlichen Vorgaben Ihrer Zielmärkte.
Schließlich sollte die Automatisierung zum gewünschten Kontrollniveau passen. Legen Sie fest, welche Aktionen automatisch ausgeführt werden dürfen, welche vorher geprüft werden müssen und wie das Team Antworten bearbeitet. Ein klarer Prozess verhindert unpassende oder wiederholte Follow-ups und überlässt es zugleich dem Vertrieb, Gespräche zu führen und Verkaufschancen zu qualifizieren.
Nach dem Prozess entscheiden, nicht nach der Funktionsliste
Das richtige Tool verbindet die Schritte, die in Ihrem Unternehmen Schwierigkeiten bereiten – mit überprüfbaren Daten, passenden Kanälen und einer Nachverfolgung, die das Team tatsächlich nutzt. Testen Sie es mit einer echten Kampagne, berechnen Sie die Gesamtkosten und prüfen Sie die datenschutzrechtlichen Vorgaben, bevor Sie es breiter einsetzen.
Strukturieren Sie Ihre nächsten Akquiseschritte
Wenn Ihr Team die auf Recherche, Nachrichtenvorbereitung und Follow-ups verteilte Arbeit reduzieren möchte, bündelt unser Ansatz diese Schritte in einem Multichannel-Akquise-Workflow. Die KI bereitet die Aktionen vor; Freigabe und Beziehungspflege bleiben beim Team.
Wir vereinen LinkedIn, E-Mail und Telefon in einer Inbox mit gemeinsamem Verlauf. Der kostenlose Test schaltet nach der Einrichtung und der Freigabe einer ersten Kampagne 500 Credits frei – ohne Kreditkarte. Entdecken Sie unsere Akquiselösung und prüfen Sie, ob diese Arbeitsweise zu Ihrem Team passt.
Häufig gestellte Fragen
Unterscheidet sich eine Akquisesoftware von einem CRM?
Ein Akquise-Tool konzentriert sich in der Regel auf die Recherche, Qualifizierung und erste Kontaktaufnahme. Ein CRM deckt häufig einen größeren Teil der Kundenbeziehung und der Vertriebssteuerung ab.
Sollte man ein All-in-one-Tool wählen?
Eine integrierte Lösung kann Datenübertragungen und Wechsel zwischen Benutzeroberflächen reduzieren. Spezialisierte Tools eignen sich ebenfalls, wenn das Team bereits über einen zuverlässigen Prozess und stabile Integrationen verfügt.
Welche Funktionen sollte man zuerst prüfen?
Beginnen Sie mit den Funktionen, die Ihre größte Herausforderung betreffen: Zielkundenauswahl, Datenanreicherung, Kontaktkanäle oder Nachverfolgung. Prüfen Sie anschließend, ob sich Gespräche und nächste Schritte weiterhin leicht wiederfinden lassen.
Wie lässt sich eine Software vor einer verbindlichen Entscheidung testen?
Testen Sie sie mit einer repräsentativen Kampagne und beobachten Sie den Einrichtungsaufwand, die Datenqualität und die Regelmäßigkeit der Nachverfolgung. Prüfen Sie außerdem das Abrechnungsmodell und die Kündigungsbedingungen.
Wie funktioniert der Test von GetCalls?
Nach der Kontoeinrichtung und der Freigabe einer ersten Kampagne schalten wir 500 Credits frei – ohne Kreditkarte. Credits werden entsprechend den ausgeführten Aktionen und Datenanreicherungen verbraucht.