Eine B2B-Akquisesoftware wählen, die zu Ihren Anforderungen passt

Ein Tool kann Kontakte finden, Kontaktdaten ergänzen oder Folgekontakte organisieren, ohne zwangsläufig den gesamten Prozess abzudecken. Gehen Sie bei der Auswahl einer B2B-Akquisesoftware daher von den Aufgaben aus, die Sie vereinfachen möchten, statt von einer langen Funktionsliste. Einen Überblick über die wichtigsten Tool-Kategorien finden Sie auch in unserem Beitrag zu Tools für die Kundenakquise.

Die Lösungen unterscheiden sich häufig in ihrem Umfang: Manche helfen beim Erstellen von Listen, andere bei der Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden oder dabei, den Kontext der Kommunikation zu bewahren. Wer diese Anforderungen bei der Auswahl nicht unterscheidet, riskiert, für unnötige Funktionen zu zahlen oder weiterhin mehrere Programme manuell miteinander verknüpfen zu müssen. Das entscheidende Kriterium ist einfach: Welcher Schritt soll regelmäßiger, schneller oder leichter nachvollziehbar werden?

Eine B2B-Akquisesoftware vereint mitunter unterschiedliche Bausteine

Was genau umfasst eine B2B-Akquisesoftware? Der Begriff bezeichnet verschiedene Arten von Tools, die teils auf einer Plattform gebündelt, teils separat genutzt werden:

• Sourcing hilft dabei, Unternehmen oder Ansprechpartner anhand einer definierten Zielgruppe zu finden.
• Datenanreicherung ergänzt einen Datensatz um berufliche Kontaktdaten oder Informationen, die für die Qualifizierung nützlich sind.
• Sequenzen organisieren Kontaktaufnahmen und Folgekontakte nach einem Zeitplan oder bestimmten Bedingungen.
• Kanalübergreifende Nachverfolgung hilft dabei, mehrere Kanäle zu koordinieren und den Gesprächsfaden zu bewahren.
• Das CRM bündelt Kontakte und Kommunikation, um bereits angestoßene Verkaufschancen nachzuverfolgen.

Diese Bausteine lösen unterschiedliche Probleme. Eine Kontaktdatenbank kann helfen, Ansprechpartner zu identifizieren, garantiert aber nicht, dass Nachrichten vorbereitet oder Antworten nachverfolgt werden. Umgekehrt kann ein Sequenz-Tool Folgekontakte verwalten, ohne Ihnen dabei zu helfen, relevante Unternehmen für die Kontaktaufnahme zu bestimmen. Prüfen Sie den tatsächlichen Leistungsumfang jeder Lösung und welche Aufgaben gegebenenfalls weiterhin anderswo erledigt werden müssen.

Welche Aufgaben sollten Sie tatsächlich delegieren?

Stellen Sie sich ein kleines Team vor, das potenzielle Kunden in einer Datei identifiziert, deren Kontaktdaten in einem anderen Tool sucht und anschließend über mehrere E-Mail-Postfächer nachfasst. Sein wichtigster Bedarf ist vielleicht kein vollständiges CRM: Zunächst möchte es die manuellen Arbeitsschritte zwischen der Suche nach einem potenziellen Kunden und der Nachverfolgung seiner Antwort reduzieren.

Um Ihren Bedarf zu klären, beschreiben Sie den gewünschten Ablauf in vier Schritten: Zielunternehmen und Ansprechpartner festlegen, ihre Kontaktdaten finden oder ergänzen, die Kontaktaufnahme über einen geeigneten Kanal vorbereiten und anschließend die Antwort sowie die nächste Aktion erfassen. Halten Sie bei jedem Schritt fest, was manuell erfolgt, was sich wiederholt und was verloren geht, wenn ein Teammitglied einen Vorgang übernimmt.

Diese Übersicht hilft auch, sinnvolle von übermäßiger Automatisierung zu unterscheiden. Sie können dem Tool beispielsweise die Recherche oder die Vorbereitung einer Nachricht überlassen und dennoch die Versandfreigabe und Gesprächsführung selbst übernehmen. Für kleinere Unternehmen hilft unsere Analyse zur besten Akquisesoftware für kleine Unternehmen dabei, die Auswahl auf die Anforderungen und Ressourcen des Teams abzustimmen.

Wie vergleichen Sie die tatsächlichen Kosten eines Tools?

Ein monatlicher Preis allein reicht nicht aus, um zwei Angebote zu vergleichen. Prüfen Sie, was enthalten ist, welche Kosten gegebenenfalls für Nutzer oder Daten anfallen, wie Aktionen abgerechnet werden und welcher Konfigurations- oder Kontrollaufwand bei Ihrem Team verbleibt. Eine günstige Lösung kann mehrere ergänzende Abonnements erfordern; eine stärker integrierte Plattform kann dagegen nach tatsächlicher Nutzung abrechnen.

Bei GetCalls kosten 1 000 Credits im Jahr 2026 80 € ohne MwSt. Eine LinkedIn-Aktionskarte verbraucht 1 Credit, eine E-Mail-Karte mit angereicherter und verifizierter Adresse 3 und eine Telefonkarte mit angereicherter Telefonnummer 9. Schlägt die Datenanreicherung fehl, werden keine Credits berechnet. Die Anzahl der erhaltenen Kontakte hängt von den genutzten Kanälen und dem gewählten Umfang der Datenanreicherung ab: Beziehen Sie den Preis daher auf Ihr tatsächlich geplantes Nutzungsszenario, ohne davon auszugehen, dass ein Credit einem potenziellen Kunden entspricht.

Fordern Sie zum Angebotsvergleich eine Kalkulation für dasselbe Volumen und denselben Ablauf an. Schätzen Sie anschließend die eingesparte Arbeitszeit und die Zeit, die das Team weiterhin für das Tool aufwenden muss. Ein Test mit einer kleinen Gruppe potenzieller Kunden zeigt häufig, ob den Kosten eine konkrete Verbesserung gegenübersteht oder lediglich selten genutzte Funktionen.

Daten und menschliche Kontrolle: zwei Kriterien, die zusammen betrachtet werden sollten

Eine gefundene Kontaktangabe ist für sich genommen kein Beleg dafür, dass der Kontakt relevant oder eine werbliche Ansprache angemessen ist. Fragen Sie, welche Daten das Tool erhebt, wie sie aktualisiert werden, welche Informationen Ihr Team sehen kann und wie Widersprüche bearbeitet werden. Prüfen Sie außerdem, wo die Daten gehostet werden und welche Verarbeitungsbedingungen für Ihre Organisation gelten.

In Frankreich stellt die CNIL klar, dass elektronische B2B-Direktwerbung auf einem berechtigten Interesse beruhen kann, wenn der Gegenstand der Nachricht mit dem Beruf der kontaktierten Person zusammenhängt. Diese muss insbesondere informiert werden und der Direktwerbung auf einfache Weise widersprechen können. Lesen Sie die Hinweise der CNIL und prüfen Sie die Regeln für jeden Kanal sowie für Ihre eigene Datenverarbeitung.

Ebenso wichtig ist der Automatisierungsgrad. Ein Tool kann Nachrichten und Folgekontakte vorbereiten, doch das Team muss wissen, welche Aktionen automatisch ausgeführt werden und welche eine Freigabe erfordern. Bei GetCalls werden vorbereitete Aktionen vor der Ausführung einzeln zur Freigabe vorgelegt; LinkedIn-Einladungen hingegen können automatisiert werden. Wenn Ihre größte Herausforderung im Erstellen von Listen liegt, erläutert unser Beitrag zu Sourcing und Datenanreicherung für potenzielle Kunden diesen Arbeitsschritt im Detail.

Wie testen Sie ein Tool vor der Einführung?

Ein sinnvoller Test bildet einen realen Akquisefall nach, statt lediglich Menüs durchzugehen. Wählen Sie eine kleine, repräsentative Stichprobe Ihrer Zielgruppe und durchlaufen Sie dieselben Schritte wie bei einer üblichen Kampagne: Auswahl potenzieller Kunden, Datenanreicherung, Vorbereitung der Nachricht und Nachverfolgung der Antworten. Vergleichen Sie, was das Tool tatsächlich erledigt und was weiterhin von einem Vertriebsmitarbeiter übernommen werden muss.

Prüfen Sie während des Tests insbesondere:

• ob die ausgewählten potenziellen Kunden den Kriterien Ihres idealen Kunden entsprechen;
• ob die verfügbaren Kontaktdaten für Ihren Kontaktkanal ausreichend nutzbar sind;
• ob die Nachrichten auf überprüfbaren Angaben beruhen und korrigiert werden können;
• ob eine Antwort, ein Widerspruch oder die Übergabe eines Vorgangs korrekt berücksichtigt wird;
• ob die Kosten im Verhältnis zu den genutzten Aktionen und der Datenanreicherung nachvollziehbar sind.

Bitten Sie abschließend die Person, die das Tool nutzen wird, den Ablauf ohne Unterstützung zu wiederholen. Muss sie regelmäßig Dateien exportieren, Informationen erneut eingeben oder den Kontext anderswo suchen, gehören diese Arbeitsschritte zu den tatsächlichen Kosten. Ein aussagekräftiger Test garantiert keine Vertriebsergebnisse, zeigt aber, ob die Software zu Ihrer Arbeitsweise passt.